Jouw vastgoedonderneming in Albanië
Wat het ViaAlba platform voor jou doet
⏱️ Minder uitzoekwerk, minder handelingen
Contacten zij al gelegd, benodigde informatie wordt gefaseerd uitgevraagd, afgestemd op de voortgang.
Zo bereidt u alleen voor wat op dat moment nodig is en blijft het proces overzichtelijk.
🔗 Eén centrale aanpak voor een soepel traject
Alle afstemming met betrokken partijen wordt vanuit het platform
gecoördineerd, het proces blijft efficiënt voortgang houden.
🧭 Overzicht en regie
Alle trajecten, documenten en communicatie lopen via één centraal platform.
Minder losse e-mails, hergebruik van documenten, beperkt aantal partijen.
Het traject in hoofdlijnen
Voorbereiding
✔ Vaststellen van het vertrekpunt en de gewenste opzet, zoals investeren via een Nederlandse vennootschap of rechtstreeks als natuurlijk persoon.
Oprichtingsdossier
✔ Inrichten van de organisatorische randvoorwaarden die nodig zijn voor de oprichting, afgestemd op de beoogde structuur en betrokken partijen.
Juridische oprichting
✔ Formaliseren en registreren van de Albanese vennootschap, inclusief alle vereiste vastleggingen en inschrijvingen.
Operationele start
✔ Inregelen van de praktische randvoorwaarden om daadwerkelijk te kunnen opereren, zoals administratieve, fiscale en organisatorische zaken, afgestemd op de concrete situatie.
🏁 Volledig operationeel
Onderstaand per onderdeel van het traject een korte toelichting.
Intake en koersbepaling
Na een persoonlijk intakegesprek worden uw uitgangspunten en de gewenste opzet gestructureerd in kaart gebracht. U behoudt de regie, met duidelijke kaders en vervolgstappen.
Informatie en document uitvraag
Benodigde informatie en documenten worden gefaseerd en op het juiste moment uitgevraagd. Zo sluit de uitvraag aan op de voortgang van het traject en wordt onnodig tijdverlies voorkomen.
De jurist en notaris aan de slag
De juridische oprichting van de vennootschap wordt door lokale juristen verzorgd, inclusief de vereiste registraties bij de Albanese instanties.
De accountant neem over
De fiscale, administratieve en operationele inrichting wordt door de accountant overgenomen, inclusief ondersteuning bij praktische vervolgstappen zoals het openen van een bankrekening.
Aan dit overzicht kunnen geen rechten worden ontleend. Het geeft een globaal beeld en vormt geen advies of vaststaand proces.
Elke onderneming en situatie is anders en kan aanvullende of afwijkende stappen vereisen.
De oprichtingskosten zijn afhankelijk van uw situatie en de mate van organisatorische complexiteit.
Daarom werken wij met maatwerkoffertes. Na uw aanvraag nemen wij contact met u op om uw structuur en wensen zorgvuldig in kaart te brengen.
Van hoofdlijnen naar detail
Het traject hierboven geeft richting en samenhang. In de uitwerking hieronder worden de fases één voor één toegelicht, zodat duidelijk wordt wat per stap speelt en waar aandacht nodig kan zijn. De exacte invulling kan per organisatie verschillen, afhankelijk van structuur en keuzes, maar de lijn blijft herkenbaar
Voorbereiding
Een onderbelicht en onderschat onderdeel
De juridische oprichting van een SHPK vormt één onderdeel van een breder traject. Met name wanneer wordt geïnvesteerd vanuit een Nederlandse B.V. (holding of vastgoed B.V.) als moedermaatschappij gaat hier in de praktijk vaak een voorbereidende fase aan vooraf, waarin keuzes en uitgangspunten worden vastgesteld.
Deze fase kent geen uniforme wettelijke invulling en is niet in alle gevallen volledig of formeel verplicht. De mate waarin stappen worden doorlopen, vastgelegd of gedocumenteerd, verschilt per onderneming, structuur en situatie. Het expliciet benoemen van deze fase geeft inzicht in hoe besluitvorming en inrichting voorafgaand aan de oprichting kunnen plaatsvinden.
In situaties waarin een Nederlandse holding betrokken is, kunnen in deze fase onder meer de volgende onderwerpen aan de orde komen:
✓ Het houden van interne aandeelhoudersvergaderingen en het nemen van besluiten.
✓ Vaststelling van de beoogde vennootschapsnaam en rechtsvorm.
✓ Bepaling van de statutaire zetel in Albanië.
✓ Vaststelling van de beoogde oprichtingsdatum.
✓ Omschrijving van de voorgenomen bedrijfsactiviteiten.
✓ Vastlegging van de eigendoms- en aandeelhoudersstructuur.
✓ Benoeming van bestuurders en vaststelling van vertegenwoordigingsbevoegdheid.
✓ Vaststelling van het geplande kapitaal en inbrengvorm.
Deze onderwerpen vormen doorgaans input voor de juridische oprichtingsfase, maar kennen geen vaste volgorde of verplichte vorm.
Daarnaast kan ervoor worden gekozen om een investerings- of ondernemingsplan op te stellen. Dit is geen wettelijke vereiste en geen vast onderdeel van het oprichtingsproces, maar kan bijdragen aan het structureren van uitgangspunten en verwachtingen voorafgaand aan verdere stappen.
Ook activiteiten zoals oriëntatiereizen of een kennismaking met een lokaal juridisch kantoor zijn niet verplicht en maken geen formeel onderdeel uit van de oprichting. In de praktijk worden dergelijke stappen soms ingezet om wederzijds inzicht te verkrijgen in werkwijze en context.
Wat vooraf goed wordt vastgelegd, voorkomt complexiteit achteraf.
ViaAlba ondersteunt deze vaak onbenoemde fase met direct toepasbare templates beschikbaar gesteld in het ViaAlba Portaal.
Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. De informatie is algemeen van aard en dient niet te worden opgevat als juridisch, fiscaal of strategisch advies.
Oprichtingsdossier
Verzameling en structurering van oprichtingsinformatie
Na de voorbereidingsfase volgt het fundament van de oprichting. In deze fase wordt de informatie en documentatie samengebracht die noodzakelijk is voor een correcte en beheersbare juridische oprichting van de SHPK.
Het fundament richt zich op het vastleggen en beschikbaar maken van kerngegevens over de onderneming, de gekozen structuur en de betrokken personen. Deze informatie vormt de basis voor de werkzaamheden van de jurist en notaris en wordt gebruikt bij het opstellen van oprichtingsdocumenten en registraties.
Deze fase omvat onder meer:
✓ Intakeformulier oprichting SHPK met basisgegevens van de onderneming.
✓ Statuten van de Nederlandse holding (officiële documenten, indien van toepassing).
✓ KvK-uittreksel van de holding, inclusief apostille (officiële documenten, indien van toepassing).
✓ Identificatiegegevens van de aandeelhouder(s) van de holding (indien van toepassing).
✓ Identificatiegegevens van de bestuurder van de SHPK.
✓ Volmacht voor de juridische oprichting, afgegeven via een notaris in Nederland of Albanië.
De verzamelde informatie wordt samengebracht in één dossier en dient als input voor de daaropvolgende juridische oprichtingsfase. ViaAlba coördineert deze uitvraag en zorgt dat de informatie op een geschikt moment beschikbaar wordt gesteld aan de betrokken juridische partijen.
Met een compleet dossier kan de oprichting gecontroleerd en efficiënt beginnen.
ViaAlba zorgt dat alle documentatie en keuzes vooraf correct zijn afgestemd.
Verzamelde documentatie wordt niet inhoudelijk beoordeeld en ontslaat u niet van eigen verantwoordelijkheid.
Juridische oprichting en registratie
Uitvoering van formele oprichtingshandelingen op hoofdlijnen
Na afronding van het fundament volgt de juridische oprichting van de SHPK. In deze fase worden de formele oprichtings- en registratiehandelingen uitgevoerd door de Albanese jurist en notaris, doorgaans op basis van een eerder afgegeven volmacht.
De werkzaamheden in deze fase zijn gericht op het juridisch tot stand brengen van de vennootschap en het registreren daarvan bij de bevoegde instanties. Het ViaAlba-platform bewaakt in deze fase de voortgang en samenhang van het proces en ondersteunt de afstemming tussen de betrokken partijen.
Deze fase kan onder meer omvatten:
✓ Opstellen van de oprichtingsakte.
✓ Notariële oprichting van de SHPK.
✓ Inschrijving bij het National Business Center (QKB).
✓ Toekenning van het fiscaal nummer (NIPT).
✓ Registratie van het handelsnummer (NUIS).
✓ Inschrijving in het Beneficial Owners Register (UBO).
✓ Aanvraag en uitgifte van een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES).
✓ Beëdigde vertaling van benodigde documenten, indien vereist.
De exacte invulling van deze fase kan per organisatie verschillen. Dit is onder meer afhankelijk van de bestaande structuur in Nederland, de gewenste inrichting van de onderneming in Albanië, het aantal aandeelhouders, het aantal bestuurders en de wijze waarop bevoegdheden zijn ingericht. Hierdoor kunnen stappen worden toegevoegd, gecombineerd of in een andere volgorde plaatsvinden.
De juridische basis is gelegd voor de verdere inrichting van de onderneming.
ViaAlba blijft betrokken en bewaakt voortgang en samenhang.
De uitvoering geschiedt door bevoegde derden, ViaAlba is geen juridische of notariële dienstverlener.
Omdat de complexiteit per onderneming verschilt, werken wij met maatwerkoffertes.
Na uw aanvraag nemen wij contact met u op om inzicht te krijgen in uw situatie en de omvang van uw organisatie.
Operationele inrichting en start
Operationele inrichting en aansluiting op lokale systemen
Na afronding van de juridische oprichting volgt de operationele inrichting van de SHPK. In deze fase wordt de onderneming praktisch aangesloten op de Albanese administratieve, fiscale en sociale systemen, zodat lokale bedrijfsvoering mogelijk wordt.
De activiteiten in deze fase hebben betrekking op zowel wettelijke registraties als de inrichting van administratieve en operationele processen. Het ViaAlba-platform bewaakt de voortgang en samenhang van deze stappen en ondersteunt de afstemming met de betrokken lokale partijen.
Deze fase kan onder meer omvatten:
✓ Vastlegging en registratie van een juridisch vestigingsadres.
✓ Opening van een Albanese bankrekening, waarvoor fysieke aanwezigheid van de bestuurder/administrator in Albanië vereist is.
✓ Storting van het aandelenkapitaal binnen de geldende termijnen.
✓ Introductie en aanstelling van een lokale boekhouder of accountant.
✓ Opstellen van een arbeidsovereenkomst voor de administrator, indien van toepassing.
✓ Inrichting van de administratie en rapportagestructuur.
✓ Registratie bij de Albanese belastingautoriteiten en relevante systemen.
✓ Registratie voor sociale zekerheid en ziektekostenverzekering.
✓ Inrichting van payroll, indien van toepassing.
Tijdens deze fase wordt in de praktijk vaak ook een zakelijk Albanees mobiel abonnement afgesloten. Dit ondersteunt lokale identificatie, communicatie met instanties en toegang tot digitale overheids- en banksystemen.
De uitvoering en afstemming van deze stappen vinden plaats in samenwerking met de lokale accountant, die verantwoordelijk is voor de fiscale, administratieve en operationele inrichting conform de geldende Albanese wet- en regelgeving.
De exacte invulling van deze fase kan per organisatie verschillen. Dit is afhankelijk van onder meer de gekozen bedrijfsactiviteiten, het aantal medewerkers, de bestuurlijke inrichting en de wijze waarop de SHPK wordt ingezet binnen de bredere structuur.
Na afronding van deze fase is de SHPK operationeel ingericht en aangesloten op de lokale systemen, waarmee de onderneming gereed is voor exploitatie.
SHPK is juridisch en operationeel ingericht en gereed voor het uitvoeren van jouw bedrijfsdoelen.
ViaAlba ondersteunt de afronding en overdracht richting de reguliere bedrijfsvoering.
Lokale naleving blijft afhankelijk van uw situatie en de uitvoering door verantwoordelijke externe partijen.
Doorlopende ondersteuning via ViaAlba
Internationaal ondernemen, met lokaal overzicht
Ondernemen over de grens brengt kansen, maar ook verplichtingen. ViaAlba helpt u die complexiteit beheersbaar te houden. Achter de schermen werken we continu aan verbetering en verfijning 📊, zodat u erop kunt vertrouwen dat lokale verplichtingen worden opgevolgd door de juiste partijen, en dat u daar altijd inzicht in houdt.
U ziet wat gebeurt, wat eraan komt en waar aandacht nodig is 🔔, zonder zelf alles te moeten uitzoeken of telkens af te reizen. Dat voorkomt onnodige ritten, onverwachte acties en situaties die u liever vóór bent dan achteraf moet oplossen. Zo blijft u in controle, terwijl wij blijven doorontwikkelen 🔄 aan een omgeving die overzicht geeft, rust brengt en u in staat stelt te focussen op ondernemen.
Aandachtspunten
Het oprichten van een dochteronderneming brengt structurele en doorlopende verplichtingen met zich mee. Ook wanneer de onderneming beperkt actief is, of wanneer werkzaamheden zijn uitbesteed aan lokale partijen, blijft u als ondernemer verantwoordelijk voor naleving en besluitvorming.
Dat vraagt om bewustzijn en betrokkenheid. U krijgt te maken met onder meer:
📊 Administratieve en fiscale verplichtingen, die periodiek en correct moeten worden nageleefd
📅 Jaarlijkse rapportage, ook bij beperkte of geen operationele activiteit
⚖️ Lokale wet- en regelgeving, die kan wijzigen en per situatie verschilt
🤝 Samenwerking met lokale partijen, zoals accountant en jurist, waarbij regie en eindverantwoordelijkheid bij u blijven
📁 Dossiervorming en documentatie, essentieel voor toezicht, audits en toekomstige beslissingen
🔔 Wijzigingen in verplichtingen of regelgeving, die tijdig moeten worden gesignaleerd om verrassingen te voorkomen
ViaAlba helpt u deze aandachtspunten vooraf inzichtelijk te maken en te structureren. De bovenstaande opsomming is niet limitatief, in de praktijk kunnen er meer verplichtingen en aandachtspunten spelen, afhankelijk van uw situatie, structuur en activiteiten. Dit neemt uw verantwoordelijkheden niet over, maar helpt u om het geheel beheersbaar en voorspelbaar te houden.
Werkwijze en verantwoordelijkheden
Via het ViaAlba platform en netwerk wordt u gefaciliteerd bij het opzetten en beheren van een Albanese onderneming en bij het omgaan met de bijbehorende verplichtingen. Internationaal ondernemen betekent dat u aan het stuur blijft: keuzes, naleving en besluitvorming liggen uiteindelijk bij u.
Het ViaAlba-platform biedt u een centrale omgeving waarin processen, documentatie, voortgang en afstemming met lokale partners samenkomen. Daarmee behoudt u overzicht en grip, zonder alles zelf te moeten uitzoeken of telkens fysiek aanwezig te zijn.
ViaAlba verricht zelf geen bancaire, juridische, boekhoudkundige of accountancydiensten. Het platform fungeert als faciliterende en coördinerende schakel binnen een netwerk van bevoegde lokale dienstverleners. Zo beschikt u over inzicht en structuur, terwijl de uitvoering plaatsvindt bij de daarvoor verantwoordelijke partijen.
Internationaal ondernemen biedt kansen, maar vraagt om aandacht. ViaAlba helpt u die aandacht te organiseren, zodat u niet voor verrassingen komt te staan en met vertrouwen kunt ondernemen.